Un chargé de projets événements - H/F - CDI - temps plein

à temps plein et à durée indéterminée pour intégrer le département « Marketing & Communication »

Le ou la titulaire du poste est un(e) chef(fe) de projet événementiel polyvalent(e), capable de gérer un projet de bout en bout, de coordonner des prestataires variés et de garantir des événements à la hauteur de l’image de l’ACL. La gestion du calendrier événementiel annuel et la coordination avec les prestataires constituent le socle récurrent du poste, autour duquel viennent s’articuler des événements internes et externes selon les priorités de l’équipe.

Vous rapporterez au Directeur Marketing & Communication et encadrerez une personne en charge de la logistique événementielle.

Responsabilités et activités principales 

1. Organisation des événements externes

• Gérer l’ensemble du processus événementiel, du brief initial à la réalisation sur le terrain.
• Élaborer les plannings, budgets, rétroplannings, tout en assurant la coordination avec les partenaires et prestataires.
• Identifier les ressources nécessaires (humaines, techniques, logistiques) pour garantir le bon déroulement.
• Garantir la cohérence des événements avec l’image et les objectifs stratégiques de l’ACL.

2. Organisation des événements internes

• Collaborer avec les services internes pour la mise en œuvre des événements à destination des collaborateurs (fête du personnel, townhalls, moments conviviaux).
• Participer à l’animation de la vie d’entreprise et au renforcement du sentiment d’appartenance.

3. Gestion des supports et matériel événementiel

• Gérer les stocks de matériel promotionnel et événementiel (stands, goodies, signalétique…).
• Anticiper les besoins logistiques de chaque événement.
• Suivre les commandes et assurer les relations avec les fournisseurs.
• Encadrer et accompagner la personne en charge de la logistique événementielle : organisation du travail, priorisation et suivi des missions.

4. Coordination avec les prestataires

• Sélectionner, piloter et suivre les agences événementielles, fournisseurs ou prestataires techniques.
• Garantir la qualité des livrables, le respect des délais et des budgets.

5. Suivi du calendrier événementiel

• Maintenir et mettre à jour le calendrier annuel des événements.
• Planifier les temps forts avec une vision stratégique de la visibilité de l’ACL.

6. Production des supports de communication

• Collaborer avec les équipes graphiques, éditoriales et digitales pour garantir des supports cohérents, engageants et fidèles à l’identité de l’ACL.
• Participer à la rédaction ou à l’adaptation de contenus si nécessaire.

7. Innovation et évolution

• Être force de proposition sur de nouveaux formats et concepts événementiels.
• Apporter une veille sur les tendances et outils du secteur pour enrichir les actions de l’ACL.

8. Divers

• Prendre part de manière ponctuelle à divers projets Marcom.

Votre profil 

Formation & expérience

• Formation supérieure (Bachelor/Master) en événementiel, communication, marketing ou équivalent.
• Expérience de 3 à 5 ans dans l’organisation d’événements, idéalement dans un contexte associatif, retail ou grand public.
• Une expérience de gestion de prestataires et de fournisseurs (agences, techniques) est un réel atout.
• Une première expérience de management ou d’encadrement d’une personne est un plus.

Compétences clés

• Langues : maîtrise des 4 langues courantes du pays (luxembourgeois, français, allemand, anglais) souhaitée.
• Gestion de projet : capacité à piloter plusieurs événements simultanément, à respecter les délais et les budgets.
• Organisation & logistique : anticiper les besoins humains, techniques et matériels de chaque événement.
• Coordination & négociation : aisance à sélectionner et piloter des prestataires variés (agences, fournisseurs).
• Sens éditorial & esthétique : capacité à collaborer avec les équipes créatives pour des supports cohérents avec l’identité de la marque.
• Outils : maîtrise des outils de planification (Excel, outils de gestion de projet), connaissance de Canva/Adobe et d’outils IA sont un plus.

Savoir-être

• Autonome et proactif(ve) : capable de prendre en main un projet sans attendre qu’on lui définisse chaque étape.
• Rigoureux(se) et organisé(e) : à l’aise avec plusieurs deadlines parallèles.
• Bon(ne) communicant(e) et relationnel(le) : à l’aise avec des interlocuteurs variés (direction, collègues, prestataires).
• Flexible : disponible ponctuellement en soirée ou le week-end selon le calendrier des événements.
• Créatif(ve) : force de proposition sur de nouveaux formats et concepts événementiels.