Eventprojektmanager - m/w - unbefristete Vollzeitstelle

Vollzeit und unbefristet zur Verstärkung der Abteilung „Marketing & Communication“

Der oder die Stelleninhaber(in) übernimmt die vielseitige Funktion eines Eventmanagers bzw. einer Eventmanagerin und ist in der Lage, Veranstaltungen von der ersten Planung bis zur Durchführung eigenständig zu steuern, unterschiedliche Dienstleister zu koordinieren und sicherzustellen, dass die Events dem Markenimage des ACL entsprechen.

Die Verwaltung des jährlichen Veranstaltungskalenders sowie die Koordination mit Dienstleistern bilden die wiederkehrenden Kernaufgaben der Position. Ergänzend dazu werden je nach Prioritäten des Teams interne und externe Veranstaltungen organisiert.

Sie berichten direkt an den Direktor Marketing & Communication und führen eine Person, die für die Eventlogistik zuständig ist.

Hauptaufgaben und Verantwortungsbereiche

1. Organisation externer Veranstaltungen

• Steuerung des gesamten Veranstaltungsprozesses – vom ersten Briefing bis zur Umsetzung vor Ort.

• Erstellung von Zeitplänen, Budgets und detaillierten Ablaufplänen sowie Koordination mit Partnern und Dienstleistern.

• Ermittlung der erforderlichen personellen, technischen und logistischen Ressourcen, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.

• Gewährleistung, dass die Veranstaltungen mit dem Markenimage und den strategischen Zielen des ACL übereinstimmen.

2. Organisation interner Veranstaltungen

• Zusammenarbeit mit den internen Abteilungen bei der Umsetzung von Veranstaltungen für Mitarbeitende, wie beispielsweise Mitarbeiterfeste, Townhalls und gesellige Zusammenkünfte.

• Mitwirkung an der Gestaltung des Unternehmenslebens und an der Stärkung des Zusammengehörigkeitsgefühls.

3. Verwaltung von Veranstaltungsmaterialien und Werbemitteln

• Verwaltung der Bestände an Werbe- und Veranstaltungsmaterialien, wie Messeständen, Give-aways und Beschilderungen.

• Vorausschauende Planung des logistischen Bedarfs für jede Veranstaltung.

• Überwachung von Bestellungen und Pflege der Beziehungen zu Lieferanten.

• Führung und Unterstützung der für die Eventlogistik zuständigen Person, einschließlich Arbeitsorganisation, Priorisierung und Nachverfolgung der Aufgaben.

4. Koordination mit Dienstleistern

• Auswahl, Steuerung und Betreuung von Eventagenturen, Lieferanten und technischen Dienstleistern.

• Sicherstellung der Qualität der Leistungen und Ergebnisse sowie der Einhaltung von Fristen und Budgets.

5. Verwaltung des Veranstaltungskalenders

• Pflege und Aktualisierung des jährlichen Veranstaltungskalenders.

• Strategische Planung wichtiger Veranstaltungen und Kommunikationsmaßnahmen zur Steigerung der Sichtbarkeit des ACL.

6. Erstellung von Kommunikationsmaterialien

• Zusammenarbeit mit den Grafik-, Redaktion- und Digitalteams, um einheitliche, ansprechende Kommunikationsmaterialien zu gewährleisten, die der Markenidentität des ACL entsprechen.

• Mitwirkung bei Bedarf an der Erstellung oder Anpassung von Inhalten.

7. Innovation und Weiterentwicklung

• Entwicklung und Einbringung neuer Veranstaltungskonzepte und -formate.

• Beobachtung aktueller Trends und neuer Tools im Veranstaltungsbereich, um die Aktivitäten des ACL kontinuierlich weiterzuentwickeln.

8. Sonstige Aufgaben

• Gelegentliche Mitarbeit an verschiedenen Projekten im Bereich Marketing & Communication (Marcom).

Ihr Profil

Ausbildung und Berufserfahrung

• Abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor/Master) im Bereich Eventmanagement, Kommunikation, Marketing oder eine vergleichbare Qualifikation.

• Drei bis fünf Jahre Berufserfahrung in der Organisation von Veranstaltungen, idealerweise im Vereinswesen, im Einzelhandel oder im Bereich Publikumsveranstaltungen.

• Erfahrung im Management von Dienstleistern und Lieferanten, insbesondere Eventagenturen und technischen Dienstleistern, ist von Vorteil.

• Erste Erfahrungen in der Führung oder Betreuung von Mitarbeitenden sind ein Plus.

Schlüsselkompetenzen

• Sprachkenntnisse: Gute Kenntnisse der vier gängigen Sprachen des Landes – Luxemburgisch, Französisch, Deutsch und Englisch – sind erwünscht.

• Projektmanagement: Fähigkeit, mehrere Veranstaltungen gleichzeitig zu steuern und Fristen sowie Budgets einzuhalten.

• Organisation und Logistik: Vorausschauende Planung des personellen, technischen und materiellen Bedarfs jeder Veranstaltung.

• Koordination und Verhandlung: Sicheres Auftreten bei der Auswahl und Steuerung unterschiedlicher Dienstleister und Lieferanten.

• Redaktionelles und ästhetisches Gespür: Fähigkeit, mit Kreativteams zusammenzuarbeiten und Kommunikationsmaterialien zu gestalten, die mit der Markenidentität übereinstimmen.

• Tools und Software: Sicherer Umgang mit Planungsinstrumenten wie Excel und Projektmanagement-Tools. Kenntnisse in Canva, Adobe und KI-Tools sind von Vorteil.

Persönliche Eigenschaften

• Selbstständig und proaktiv: Fähigkeit, Projekte eigenständig in die Hand zu nehmen und die notwendigen Schritte selbstständig zu definieren.

• Sorgfältig und organisiert: Sicherer Umgang mit mehreren parallel laufenden Aufgaben und Terminen.

• Kommunikationsstark und kontaktfreudig: Sicherer Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartnern, darunter Führungskräfte, Kollegen und externe Dienstleister.

• Flexibel: Bereitschaft, je nach Veranstaltungskalender gelegentlich abends oder am Wochenende zu arbeiten.

• Kreativ: Fähigkeit, neue Ideen, Formate und Veranstaltungskonzepte einzubringen.